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1、歸檔工程文件組卷分類(lèi)必須清楚，將不同的文件資料分開(kāi)裝訂、同類(lèi)型的資料裝訂成冊，并按工程進(jìn)度依次編制流水編號。

2、移交資料類(lèi)別必須齊全，內容完整。

3、歸檔的工程文件原則上為原件。沒(méi)有原件時(shí)，復印件要清晰，并注明原件存放位置。

4、歸檔文件應字跡清楚、簽字蓋章手續完備。

5、工程資料統一采用A4紙規格，不符合標準的原始資料要通過(guò)折疊和粘貼的方式達到A4幅面(297mm×210mm)規格，圖標欄露在外面。由政府及專(zhuān)業(yè)檢測機構編制的裝訂成冊的文件材料（如勘察報告）除外。

6、工程資料盡量使用計算機打?。ê灻腿掌诔猓?，不得使用涂改液修改；簽字和蓋章程序要完備，不得使用圓珠筆、鉛筆、復寫(xiě)紙等易褪色的書(shū)寫(xiě)材料。

7、工程文件的紙張應采用能夠長(cháng)期保存的韌性大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖，不能使用二底圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。

8、所有竣工圖均應加蓋竣工圖章和設計出圖專(zhuān)用章?？⒐D的折疊方式要符合檔案館的要求(一般情況下是折成手風(fēng)琴的樣式，見(jiàn)下圖1）竣工圖章的基本內容應包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負責人、編制日期、監理單位、現場(chǎng)監理、總監。

竣工圖章應使用不褪色的紅印泥，應蓋在圖標欄上方空白處。（圖章示例見(jiàn)下圖2）

9、凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖，并在圖標上方或旁邊以文字注明變更修改依據。

10、制作竣工圖只能以圖紙會(huì )審、設計變更、工程洽商單三種為修改依據。