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開(kāi)會(huì )兩個(gè)字聽(tīng)起來(lái)就很專(zhuān)業(yè)，但怎么實(shí)際上說(shuō)到開(kāi)會(huì )又總是覺(jué)得拖沓、好煩、浪費時(shí)間？

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唉！我要去開(kāi)個(gè)會(huì )，晚點(diǎn)回來(lái)、今天開(kāi)了一天的會(huì )仿佛常常聽(tīng)到這些對話(huà)，開(kāi)會(huì )兩個(gè)字聽(tīng)起來(lái)就很專(zhuān)業(yè)，但怎么實(shí)際上提到開(kāi)會(huì )，又總是覺(jué)得拖沓、好煩、浪費時(shí)間？

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要來(lái)解決這個(gè)問(wèn)題，就要先了解會(huì )議這件事情的本質(zhì)。會(huì )議兩個(gè)字如果分開(kāi)來(lái)看，可以看做是會(huì )面、集會(huì )并進(jìn)行決議、提議、議論之事，因此一般講到會(huì )議時(shí)不外乎是為了決策、報告和思考這三種方向，那我們就按照順序來(lái)針對這些不同性質(zhì)的會(huì )議做個(gè)別討論。

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在每個(gè)新的項目開(kāi)始之前，通常先有的就是報告或思考類(lèi)型，可能是要報告公司或部門(mén)的新目標或方向，此類(lèi)型的會(huì )議實(shí)際上應該是最快速的，甚至只能算半個(gè)會(huì )議，畢竟是單方面的布達事項，并不需要雙向溝通，也因此只要將所需報告的事項說(shuō)明清楚即可。

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若無(wú)法把握事項的宣達時(shí)間和議題，建議可配置一位會(huì )議主持人，其工作是確保議題不偏題以及時(shí)間之控管，此處指的并非負責報告和發(fā)話(huà)的人哦！當然有人會(huì )質(zhì)疑為何不用文書(shū)傳達即可，連集合的時(shí)間都不需要，確實(shí)如果要報告的事項非常明確又便于發(fā)布后續工作項目，那就沒(méi)有這個(gè)必要，但如果今天是較為進(jìn)階一點(diǎn)，要報告的事情是需要做細部說(shuō)明的宣講會(huì )類(lèi)型，那么能夠當場(chǎng)面對面馬上把能解釋清楚的問(wèn)題一起解決，比起書(shū)信往來(lái)更有效率。

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因此最適當的作法是在會(huì )議前，先將本次會(huì )議所要宣達的事項透過(guò)文件讓與會(huì )者先行了解議題，并在會(huì )議之前先整理好對這個(gè)議題的想法（包括問(wèn)題點(diǎn)及改善建議），這樣在會(huì )議中就可以提出問(wèn)題并請報告者說(shuō)明釋疑，可以省去理解事務(wù)所需要的時(shí)間。

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那么既然已經(jīng)進(jìn)到開(kāi)啟新項目的階段，就會(huì )有需要思考的發(fā)想會(huì )議，這類(lèi)會(huì )議以討論、提案為主，但常常會(huì )變成最為空轉的會(huì )議，其根本問(wèn)題出在大家以為這種會(huì )議就是用來(lái)讓大家在會(huì )議上思考，沒(méi)考慮到的是思考一個(gè)新項目是需要時(shí)間消化、沉淀、發(fā)酵的過(guò)程才能轉化出一個(gè)成果，因此這類(lèi)型的會(huì )議所需要的也是在會(huì )議前先給予議題（也就是討論主軸），并請大家在會(huì )議當天提出規定量的想法，這個(gè)做法有點(diǎn)像是前面提到的宣講會(huì )，只是每個(gè)與會(huì )者都要各自進(jìn)行說(shuō)明與提問(wèn)，當然這樣的發(fā)想過(guò)程不可能只用到一次會(huì )議，因此這邊筆者強烈建議在每次會(huì )議結束前要由會(huì )議主持人統一進(jìn)行會(huì )議結果的報告，這包括當天的討論結果與問(wèn)題，并提出下次會(huì )議前各自要準備好的功課，好讓下次會(huì )議也能有效進(jìn)行。

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如果今天是要以決策為主的會(huì )議，需要把握的就是確保決策過(guò)后不需要讓本次的決策無(wú)效，因此最好的狀況是在會(huì )議之前將決策議題、決策目標與KPI知會(huì )所有與會(huì )人，以及原先策畫(huà)的團隊與后續要執行的團隊（不只是主管階級），最好在決策前將可行性、有效度等問(wèn)題都能考慮清楚，并在會(huì )議中提出問(wèn)題點(diǎn)和改善建議，同時(shí)要有負責敦促會(huì )議進(jìn)行的角色，不要讓害怕負責的情緒影會(huì )議之響整體進(jìn)行（雖然這又是另一個(gè)公司文化層面的問(wèn)題）。

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筑招網(wǎng)小編最后整理一下，并補充一點(diǎn)所有會(huì )議都能通用，應該培養的好習慣：

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◎會(huì )議前先通知與會(huì )者本次會(huì )議的議題內容，讓大家有備而來(lái)。

◎會(huì )議前要訂定會(huì )議目標與期望進(jìn)度。

◎會(huì )議中要有負責確保會(huì )議進(jìn)行的把關(guān)者。

◎會(huì )議結束前要統整本次會(huì )議結論，這邊可以將會(huì )議紀錄傳閱，讓與會(huì )者簽名，讓彼此確保認知一致。