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最近肺炎疫情嚴峻，一波未平，一波又起，對大多數企業(yè)產(chǎn)生不同程度的影響，而且無(wú)法預料何時(shí)會(huì )終止，即便疫情結束了，公司運作還需要一段時(shí)間才能復原。從2月份開(kāi)始，很多公司都進(jìn)行了相應的防疫措施，但「計劃永遠跟不上變化」這句話(huà)，活生生地考驗著(zhù)公司高層和管理部門(mén)，因為每日一變的疫情和政府規定，讓剛討論好的應變措施又要再變了！

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不可抗力的突發(fā)因素

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17年前的SARS疫情影響跟這次相比，真是小巫見(jiàn)大巫，當年在企業(yè)里的防疫應變措施，也相對容易多了。很多公司都有一個(gè)「緊急應變計劃」，我也曾負責寫(xiě)過(guò)公司的緊急應變計劃，當時(shí)也是千辛萬(wàn)苦找到某家大公司的應變計劃，文章一大抄，稍做修改就交差。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，這個(gè)緊急應變計劃的目的是：當一些突發(fā)的不可抗力因素發(fā)生時(shí)，要采取哪些具體措施，來(lái)確保公司運作的正常。因此會(huì )把可能發(fā)生的不可抗力因素都寫(xiě)進(jìn)去，例如地震、臺風(fēng)、火災、水災、停電、罷工等，然而這些不可抗力的因素，都是能預想到或經(jīng)歷過(guò)的狀況，一些從未發(fā)生過(guò)的事件，自然就不會(huì )出現在緊急應變計劃里了。

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舉個(gè)例子，1999年的千禧年危機，當時(shí)說(shuō)的是：電腦的內建日期會(huì )因為跨到2000年1月1日0分0秒時(shí)而大亂，理論上這是1000年才會(huì )發(fā)生一次，電腦發(fā)明才幾十年，沒(méi)有人碰過(guò)這個(gè)問(wèn)題。當時(shí)公司還緊急制定應變計劃，如何以人工作業(yè)方式來(lái)確保各部門(mén)作業(yè)，還要先把電腦里的資料做好備份，我們只知道資訊部門(mén)關(guān)起門(mén)忙翻天了，最后所幸沒(méi)有看到或聽(tīng)說(shuō)有哪個(gè)企業(yè)因此發(fā)生電腦災情。到底有沒(méi)有千禧年危機？會(huì )不會(huì )發(fā)生？現在回想起來(lái)，對我們這些資訊外行人而言，有點(diǎn)像彗星撞地球的感覺(jué)呢！

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實(shí)務(wù)上，企業(yè)的緊急應變計劃是一份平常躺在檔案柜的SOP文件，一旦有突發(fā)狀況發(fā)生時(shí)，可以立刻迅速地按照SOP采取相應的應變措施，才不至于手忙腳亂、不知所措。如有從未發(fā)生的突發(fā)狀況，再拿出來(lái)增修即可，經(jīng)歷過(guò)SARS或千禧年危機的公司，或許會(huì )在緊急應變計劃增加相關(guān)應變措施。如果公司已有前人留下來(lái)的緊急應變計劃，是管理部門(mén)的大幸，如果還沒(méi)有，就要考慮要不要為公司撰寫(xiě)第一版的緊急應變計劃了！千頭萬(wàn)緒，第一版的緊急應變計劃該如何撰寫(xiě)呢？

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要能讓人信任和安心

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放眼世界各國政府的防疫因應措施，政府每天發(fā)布疫情說(shuō)明和相應措施，政府信息要即時(shí)和公開(kāi)透明，才能獲得了大多數人民的「信任」！也因為有了「信任」，才能讓大家覺(jué)得「安心」，進(jìn)而愿意配合政府的措施。

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企業(yè)的緊急應變計劃也一樣，最重要的是「讓人信任和安心」！讓哪些人信任和安心？這些人在意的有哪些？具體的應變措施能否讓這些人信任和安心？

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一、股東和老板：

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他們在意的是公司運作要能正常、確保營(yíng)收和員工能正常工作。因此，應變措施的規劃有3個(gè)重點(diǎn)：如何減少損失、恢復前如何運作、如何在最快時(shí)間內恢復正常運作。這常常牽涉到流程改變和跨部、跨區甚至跨國協(xié)調等作業(yè)面。

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二、員工：

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員工在意的是職場(chǎng)環(huán)境的安全、是否影響假勤和薪資收入。當突發(fā)狀況發(fā)生時(shí)，進(jìn)行哪些具體的補強補救措施，既能讓員工安心工作，也能讓員工有所依循來(lái)配合。再者，公開(kāi)透明的即時(shí)訊息是很重要的，隨著(zhù)事件處理的變化，管理部門(mén)必須將最新?tīng)顩r即時(shí)告知員工。如果情況嚴重，必要時(shí)要把員工家屬也納入溝通的對象，讓員工家屬也信任安心。

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三、客戶(hù)與供應商：

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客戶(hù)在意的是他的訂單會(huì )不會(huì )受影響，供應商則在意他的供貨和應收帳款是否如常；相關(guān)部門(mén)必須做好即時(shí)的溝通，主動(dòng)告知相關(guān)的因應措施，展現公司的誠意和應變能力。

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四、政府單位：

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某些突發(fā)事件需要與政府相關(guān)單位進(jìn)行溝通、回報或請求協(xié)助，有的公司甚至要應付新聞媒體的對外公關(guān)工作，這涉及到如何取得事件資訊的正確性和即時(shí)性。

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科技工具運用的前提

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不同時(shí)期都有不同的科技工具，可以運用在應變措施上，因此必須與時(shí)俱進(jìn)，思考如何充分運用當時(shí)的科技工具。舉例來(lái)說(shuō)，SARS期間，耳溫槍是最新的量體溫工具，但因塑膠套需要經(jīng)常擦拭消毒更換，因此才出現了額溫槍、紅外線(xiàn)測量等新工具。

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最近最夯的話(huà)題是遠程工作、分組分時(shí)工作的規劃，這若在SARS期間是很難做到的事，但現在每個(gè)員工都有自己的電腦、網(wǎng)路發(fā)達，甚至云端技術(shù)也很普遍，在家工作變得是件很容易的事了。但每家公司的營(yíng)運模式不同，并非每家公司都適合這種應變模式，建議應具備以下2個(gè)前提，才能真正的順利進(jìn)行遠距工作、在家上班：

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一、公司已有足夠使用的資訊工具與設備，切勿臨時(shí)添購一些價(jià)格昂貴、實(shí)用性不大的資訊工具。

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二、老板、主管和員工之間，必須有充分信任的默契，否則遠距工作反而會(huì )引起一些管理爭議。

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撰寫(xiě)一套適合自己公司的緊急應變計劃，確實(shí)是一項大工程，會(huì )涉及到公司內部及外部的許多單位和作業(yè)，而每一家公司的運作模式不同，如果只是參考復制別人的緊急應變計劃，恐有諸多疏漏或不足之處，即使有一套緊急應變計劃，也還是可能有其他料想之外的狀況發(fā)生，這就必須依靠管理部門(mén)的臨機應變能力了。不論突發(fā)狀況如何演變，只要秉持著(zhù)「讓人信任和安心」原則所做出的應變措施，應該也是正確的決定！

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