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一樣米養百樣人，想與辦公室各類(lèi)人有效溝通其實(shí)好棘手。有人喜歡開(kāi)會(huì )發(fā)言，有人傾向用電郵私下表達意見(jiàn)。要遷就所有人簡(jiǎn)直難過(guò)登天。不過(guò)，恰當團隊溝通對其運作有莫大裨益。無(wú)需要重寫(xiě)溝通守則，只要確保溝通方法基本一致已經(jīng)足夠。以下幾項建議可以幫到你建立良好團隊溝通。

每周一對一交流
如果管理一大班人，想每星期跟進(jìn)各人最新?tīng)顩r絕非易事，不妨轉個(gè)角度，想方法制造機會(huì )。譬如朝早一起買(mǎi)咖啡或者下班時(shí)順路一起行都不失為溝通良機。一對一交流可以給機會(huì )下屬發(fā)牢騷，亦有人無(wú)群眾壓力之后可以暢所欲言。但要注意，避免令對話(huà)淪為是非八卦之談。你只要細心聆聽(tīng)，消化對話(huà)信息后再寫(xiě)電郵跟進(jìn)。延遲回復時(shí)間令你有空間、在無(wú)壓力情況下透徹了解整件事，從而避免倉卒草率回應。交流頻率無(wú)規定要一星期一次，疏密都無(wú)所謂；得閑打卡，討論較次要話(huà)題亦無(wú)妨，但絕對要持續做！最重要保持對話(huà)簡(jiǎn)短，聽(tīng)取各方意見(jiàn)。

每朝五分鐘例會(huì )
一朝早到公司通常大家都未進(jìn)入最佳狀態(tài)。有人在跟進(jìn)昨晚寄出的電郵、逐項細看檢查工作進(jìn)度，以及屬于自己的工作。朝早五分鐘例會(huì )可以幫大家理清頭緒。另外，早會(huì )可確保大家準時(shí)到公司以及得到最新最準確的資訊。早會(huì )特點(diǎn)是簡(jiǎn)短，所以要嚴格執行開(kāi)會(huì )規則，例如只需上司發(fā)言。簡(jiǎn)單交代每人當日的任務(wù)、提醒所有進(jìn)度更改以及確認所有相關(guān)最后期限就可以。

刪減無(wú)謂電郵往來(lái)
有什么煩得過(guò)收到一大串電郵往來(lái)？尤其是當中不斷重復「有任何相關(guān)資訊的最新進(jìn)度將會(huì )通知你」等無(wú)謂內容。如果要訂立一條回復群發(fā)電郵規矩，一定就是不！好！來(lái)回重復無(wú)重要資訊的電子郵件去全世界，但實(shí)際上只得三份一人關(guān)事。留意電郵內容，只需回復相關(guān)單位就得。如有需要，可以另開(kāi)新電郵聯(lián)絡(luò )。此乃最基本公司電郵禮儀。連串無(wú)關(guān)痛癢的通訊只會(huì )有反效果，無(wú)助溝通令人無(wú)奈。

活動(dòng)式辦工
有人喜歡在開(kāi)放式辦公室工作。而于辦公室工作，可聽(tīng)到同事對話(huà)及其他溝通以接收較多資訊，但同時(shí)令人難以集中。讓下屬自行選擇合適工作環(huán)境，尤其當你需要集合整個(gè)團隊拼搏，無(wú)論系秒秒鐘都好像戰斗的辦公室或是環(huán)境清靜的工作空間都有助各同事提升生產(chǎn)力。這種靈活且有適度自主權的工作模式尤其受到千禧一代員工垂青。

善用項目管理工具
市面上有林林種種云端實(shí)時(shí)應用程序。利用這類(lèi)型軟件，團隊成員可以隨時(shí)隨地檢查項目進(jìn)度以及追查各人工作歷史。用程序簡(jiǎn)化時(shí)間表以及項目狀態(tài)繁復編排，免除用戶(hù)提出連串無(wú)關(guān)問(wèn)題。對于不喜用電腦特意開(kāi)程序的人，傳統方法未嘗不可──用白板列出項目進(jìn)程，員工經(jīng)過(guò)時(shí)會(huì )留意、消化并且一同更新，簡(jiǎn)單奏效。團隊生產(chǎn)力成敗在于有效溝通。尋找適合自己團隊的方法，確保所有員工都對此駕輕就熟，就可以享受高生產(chǎn)效率員工所帶來(lái)的工作成果。