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很多人都以為行政后勤人員工作是很輕松、很閑、很簡(jiǎn)單的工作，但實(shí)際做過(guò)才會(huì )知道工作范圍有多廣、事情有多多、多常加班、多有專(zhuān)業(yè)度和難度！進(jìn)入需要英文能力的外次建筑設計公司行政工作，工作上常會(huì )上國外網(wǎng)站和翻譯。


（1）工作項目?jì)热?/strong>

正事：官網(wǎng)、博客和小編、商品上架、英文翻譯、寫(xiě)英文作文、數據整合校對、文書(shū)處理、美工勞作、案件進(jìn)度掌控管理、業(yè)務(wù)助理、復印裝訂、開(kāi)會(huì )前的環(huán)境器材準備、檔案存盤(pán)上傳下載、接聽(tīng)電話(huà)。

雜事：搬燈具、搬好幾箱水、搬書(shū)、搬桌子、簽收搬貨、進(jìn)貨清點(diǎn)歸位、寄信、門(mén)口客人接待、幫大家買(mǎi)飯、整理雜物、打掃收垃圾、所有業(yè)務(wù)不想做、懶得做的事都是行政做。

其實(shí)有很多項目實(shí)際處理起來(lái)有一系列流程，列項目名稱(chēng)可能只有“數據整合校對”，但實(shí)際是很花時(shí)間也必須非常細心的，100個(gè)客戶(hù)就要做100次。而且常?？蛻?hù)資料給錯業(yè)務(wù)也不看就丟出來(lái)，我檢查出錯誤又要再跟業(yè)務(wù)說(shuō)，業(yè)務(wù)再去請客戶(hù)重新提供，來(lái)來(lái)回回。同時(shí)間會(huì )處理5~10個(gè)的客戶(hù)資料及分布6個(gè)業(yè)務(wù)，A業(yè)務(wù)會(huì )突然問(wèn)哪位客戶(hù)的處理進(jìn)度，哪個(gè)客戶(hù)又要改哪些地方，然后B業(yè)務(wù)又會(huì )說(shuō)哪個(gè)客戶(hù)要改時(shí)間，必須重新寄信，這時(shí)行政就必須馬上回想這個(gè)客戶(hù)的case，馬上調數據出來(lái)，然后幫業(yè)務(wù)修改。業(yè)務(wù)請假的話(huà)，行政還要替業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò )客戶(hù)，做業(yè)務(wù)的工作。放假和非上班時(shí)間也必須用line處理公事。


（2）達成任務(wù)時(shí)，所遭遇的困難，以及如何突破？

因為事情很雜，沒(méi)有制式規范，每個(gè)客戶(hù)case都不一樣，所以行政的應變、思緒和邏輯能力都要很強。手上會(huì )同時(shí)很多項工作要做，在做一件事的時(shí)候又會(huì )有人請你做其他事情，然后哪些事情今天一定要完成，這個(gè)時(shí)候就要記住每件事情的進(jìn)度和該連絡(luò )誰(shuí)？誰(shuí)還缺哪些數據？來(lái)不來(lái)得及？先做哪一件事情？，流程順序怎么安排等等等。有時(shí)候業(yè)務(wù)也會(huì )把手上比較雜的工作叫行政幫忙處理。常常事情疊的跟山一樣高，已經(jīng)覺(jué)得有火在屁股燒了，英文翻譯寫(xiě)到一半還要去簽收包裹、搬重物、幫客人開(kāi)門(mén)然后接待，然后主管又叫我幫她處理其他事情。

沒(méi)有突破的方法，手上事情還是要處理，雜事還是要做（因為你不做沒(méi)人會(huì )去做），只能用最快的速度處理然后用最細心的檢查，先分析緊急程度再依序處理。


（3）覺(jué)得最辛酸的委屈？

明明是需要能力與專(zhuān)業(yè)的工作，在公司地位卻最低，工作內容還很寬很雜，好像雜事都是只有行政應該要做一樣。女生被當男生用，要做很多跟當初面試時(shí)工作內容以外的非專(zhuān)業(yè)工作內容。項目無(wú)限上綱，反映忙不過(guò)來(lái)后不減反增，因為他們覺(jué)得你做得來(lái)，他們覺(jué)得行政應該要做…。常常業(yè)務(wù)都比我還要早下班，行政再默默留下來(lái)加班，幫業(yè)務(wù)處理后續。


（4）對于進(jìn)入此行業(yè)或職務(wù)的人有何建議

英文的讀寫(xiě)能力很重要，也是入門(mén)。等到工齡高了往上發(fā)展去跟外國人接觸的時(shí)候就需要英語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)能力。然后還需要細心、應變、思緒和邏輯能力。