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公司里有一種人你可能只聽(tīng)過(guò)名字，但不見(jiàn)其人，看似低調卻又可能一句話(huà)就左右老板決策。你是不是也對「特別助理、秘書(shū)、辦公室主任」的神秘工作感到好奇？一名即將畢業(yè)的大四網(wǎng)友在《筑招網(wǎng)職場(chǎng)診所》問(wèn)新人如何成為董事長(cháng)特別助理，特別助理、秘書(shū)需要具備什么樣的特質(zhì)或能力？本文帶你一窺這些低調神秘金頭腦的真實(shí)工作樣貌，以及求職建議。

請問(wèn)在一群特別助理秘書(shū)群中，哪些特質(zhì)能夠成為董事長(cháng)最信賴(lài)的人？

我目前是即將出社會(huì )的大四生，想深入了解董事長(cháng)特別助理或是秘書(shū)這個(gè)職位，我想像能當上董事長(cháng)特別助理的人應該都是能力很好的人，請問(wèn)成為辦公室主任的人應該要具備哪些特質(zhì)或能力？這些能力該如何培養？

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不知道你是不是也對特別助理、秘書(shū)、辦公室主任這類(lèi)隱身幕后但似乎是老板左右手、甚至能影響決策的神秘工作感到好奇？而且他們的工作范圍感覺(jué)包山包海，是不是老板交代的任何事都得使命必達？一起來(lái)了解這些工作的真實(shí)樣貌！

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某建筑公司董事長(cháng)特別助理Ashley 以十多年辦公室主任職過(guò)來(lái)人經(jīng)驗，認為剛畢業(yè)要一蹴而就，直接在上市公司當特別助理是不可能的，除非背后有強大的人脈。

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想當特別助理就必須熟悉你所待的產(chǎn)業(yè)，若沒(méi)有辦公室主任經(jīng)驗你只能從小秘書(shū)做起。站在巨人肩膀上看事情固然是個(gè)很好的跳板，但是站在風(fēng)口浪尖上，層峰和股東的較勁，高級主管們的政治立場(chǎng)。你的人際關(guān)系能力要非常圓融，應對進(jìn)退聽(tīng)起來(lái)很像廢話(huà)，但實(shí)際上做人比做事更重要。

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對你的直屬上司表現忠誠度更是你在這個(gè)戰場(chǎng)中，為你尋求堅固靠山的唯一方法。?

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捷爾國際簡(jiǎn)睿志總經(jīng)理也建議一開(kāi)始在無(wú)經(jīng)驗的情況下，最好從比較初階的去著(zhù)手，隨時(shí)間累積經(jīng)驗，再慢慢抓可以發(fā)揮的時(shí)機點(diǎn)。他認為特別助理與秘書(shū)是職場(chǎng)上爬出泥沼戰的最佳晉階途徑，以下他將深入探討這二種職務(wù)的特色：

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1. 無(wú)論抬頭為何，都是處理老板交辦事項

特別助理一般分成：決策型、執行型
秘書(shū)通常分成：效率型、業(yè)務(wù)型、應酬型

特別助理偏向以營(yíng)運管理、決策分析等為主。甚至未來(lái)有新事業(yè)單位準備成立，老板會(huì )評估把特別助理放在該單位測試，給予一些資源，讓特別助理去操作執行，進(jìn)一步評估是否可繼續發(fā)展。而秘書(shū)就好像多以事務(wù)為主，像是行程安排、會(huì )議紀錄等。

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但也沒(méi)有特別一定，像之前我的公司，也有把秘書(shū)安排去負責一個(gè)新單位。完全還是看老板的喜好，關(guān)鍵是在自身的能力，是否可以足夠扛起老板給予的機會(huì )與責任。

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至于秘書(shū)跟特別助理在名稱(chēng)上有什么差異？其實(shí)沒(méi)有，單純看老板喜歡怎么稱(chēng)呼，給你什么抬頭，名片就會(huì )印什么。但無(wú)論稱(chēng)呼為何，總歸一句，你的工作就是幫老板處理交辦事項！

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2. 特別助理的特別，就是工作特別沒(méi)范圍

職稱(chēng)看起來(lái)光鮮亮麗，但其實(shí)這樣的職務(wù)充滿(mǎn)挑戰與機動(dòng)性，講更直接，就我認識知道包括自己，擔任過(guò)老板特別助理秘書(shū)的，都幾乎是責任制。想安穩上下班的，這職務(wù)其實(shí)不太符合你。

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3. 你的格局，決定你能不能聽(tīng)懂老板

特別助理秘書(shū)這個(gè)職務(wù)，擔任的等級越高，負責的事務(wù)越困難，甚至擔任到辦公室主任長(cháng)，那你就會(huì )是一個(gè)既年輕又有這個(gè)年紀絕沒(méi)有的某一種程度者。

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這程度，讓老板覺(jué)得，你可以聽(tīng)懂老板，甚至指引老板、老板的公司、老板的事業(yè)。換句話(huà)說(shuō)，老板正在尋找的那個(gè)人，是一個(gè)聽(tīng)得懂他的人。

這程度，叫做格局。

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4. 通才中的專(zhuān)才，隨時(shí)接老板的球

特別助理秘書(shū)，等級通常以能力以及功能大概分成最基礎第一線(xiàn)，像是有的僅能處理文書(shū)資料，接聽(tīng)電話(huà)，會(huì )議紀錄等瑣碎事務(wù)，或處理上一級特別助理秘書(shū)交辦的作業(yè)。

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舉我為例，某任老板養了一個(gè)辦公室主任團，都是特別助理秘書(shū)，但是負責的工作不一樣。像我擔任辦公室主任長(cháng)，負責管理這一群特別助理秘書(shū)，里面有司機，負責公關(guān)發(fā)言的，負責老板行（沒(méi)錯，單純管行程）等分類(lèi)。我主要負責整個(gè)公司營(yíng)運作業(yè)，幫老板追各單位的狀況，然后隨時(shí)抽查或到該單位去做改善調整，然后接老板的球，例如公司要推ISO，擔任ISO代表去推動(dòng)驗證，或是新事業(yè)的投資評估......

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那什么是通才中的專(zhuān)才呢？先講通才的部份。通常愈高等的特別助理秘書(shū)，愈能跟在老板身邊做事，老板問(wèn)什么，老板不知道什么，轉頭幾乎問(wèn)的第一個(gè)人就是擔任特別助理的你。所以很多事你必須知道，要去了解，掌握市場(chǎng)趨勢，要懂財務(wù)量化、管理帶人等非常多技能，需要花很多時(shí)間去培養學(xué)習。

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以我來(lái)說(shuō)，通才方面是靠自己大量吸收資訊知識并內化，何時(shí)會(huì )用到不知道，但有時(shí)候老板轉頭一問(wèn)，或是會(huì )議上突然有一個(gè)問(wèn)題，你自然會(huì )從腦中挖到該相關(guān)資訊，當場(chǎng)就可以活用。

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而專(zhuān)才部份，就是在某一個(gè)領(lǐng)域特別的了解。例如我在營(yíng)運管理改善、組織制度建立、人資范疇較專(zhuān)精，所以當老板要面試高級主管時(shí)，HR第一關(guān)處理后，二次面試都須過(guò)我這關(guān)，最后老板面試時(shí)，我會(huì )在旁提點(diǎn)。

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5. 懂得尺度拿捏，三近三遠

擔任過(guò)幾位老板的特別助理，多年的經(jīng)驗告訴我，就是三近三遠：

近思想，遠圈子
近目標，遠身邊
近能力，遠是非

6. 有能力是標配，你還得像你老板

當特別助理的四大條件：忠誠度高、身段柔軟、高效益、通才
當特別助理的四大態(tài)度：守口如瓶、情緒管理、察言觀(guān)色、保持彈性

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最重要的是，除以上基本能力條件之外，你跟老板合不合這是最重要的，有時(shí)候不是你不好，你很優(yōu)秀，只是老板看你怎么看都覺(jué)得不合胃口，因為你站出去要代表他，你站他旁邊或身后，你要像他，如果不像，那再優(yōu)秀，他也不會(huì )挑你。

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因為回到最前面，老板要找一位最懂他，聽(tīng)得懂他的話(huà)的人！

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新人或無(wú)管理經(jīng)驗者，可以應聘特別助理工作嗎？

回答這問(wèn)題之前，我們先從筑招網(wǎng)人事長(cháng)孫啟艷以下分享中，去理解老板為什么要找特別助理的真正原因：

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我只有兩種情形會(huì )運用特別助理，在不確定一位新聘的高級主管能否證明自己的領(lǐng)導力前，我會(huì )安排他先以特別助理身份來(lái)執行項目任務(wù)，而不是直接到預定單位去上任，以便為人選爭取一段時(shí)間。透過(guò)執行項目，讓日后要帶領(lǐng)的單位從旁看見(jiàn)人選的實(shí)力。這樣做的考量是想避免預定單位的同仁質(zhì)疑：他憑什么空降來(lái)當我們的主管！而是讓人選在證明自己的實(shí)力后，由大家主動(dòng)爭取他來(lái)當他們的主管。

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另一種情形是當公司要發(fā)展新事業(yè)，而公司內剛好沒(méi)有具備該專(zhuān)業(yè)的開(kāi)路先鋒時(shí)，我也會(huì )先用特別助理來(lái)聘用合適的人選，若人選能將新事業(yè)驗證成功，就會(huì )正式成一個(gè)新事業(yè)單位，并讓人選名正言順當主管；若驗證失敗，就會(huì )中止計劃，人選也可能中止。

這樣做的原因是，由董事長(cháng)室發(fā)動(dòng)的項目可以確保相關(guān)單位對該人選所進(jìn)行的項目給予應有的支援。因此，我開(kāi)出的特別助理求才條件會(huì )有一個(gè)要求：人選必須具有領(lǐng)導過(guò)特定人數的實(shí)際成功經(jīng)驗。

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所以假設我剛好是你應聘特別助理的那家公司的老板，我希望能在你的履歷上看到你怎么描述過(guò)去那段成功的領(lǐng)導經(jīng)驗，以及你看到我們公司有什么地方是你能改變的。

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最后，我會(huì )建議在成為特別助理前，能讓自己先具備成功的實(shí)戰領(lǐng)導經(jīng)驗，因為有實(shí)戰領(lǐng)導力的人干什么角色都可以，沒(méi)有實(shí)戰領(lǐng)導力的特別助理恐怕沒(méi)有員工會(huì )理你。

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綜合上述職場(chǎng)前輩們精辟分享，如果你是新人或過(guò)去沒(méi)有管理經(jīng)驗者卻又向往辦公室主任工作，筑招網(wǎng)小編建議可以嘗試以下二種方法：

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1. 無(wú)經(jīng)驗新人：從初級秘書(shū)做起，跟在老板身邊學(xué)習、長(cháng)眼界，未來(lái)再等待機會(huì )轉換成特別助理。

【主管秘書(shū)】工作機會(huì )
http://m.zcmic.com/zhaopin/info-1693904652766269440.html?highline=1716532585374

http://m.zcmic.com/zhaopin/info-1540970469921124352.html?highline=1716532585374

http://m.zcmic.com/zhaopin/info-790568.html?highline=1716532585374

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2. 有工作經(jīng)驗但無(wú)管理經(jīng)驗：可以在熟悉且專(zhuān)精的領(lǐng)域繼續深耕，并積極爭取管理職。累積成功的實(shí)戰領(lǐng)導經(jīng)驗，同時(shí)多觀(guān)察、揣摩老板或身邊高級經(jīng)理人的眼界格局、決策思維，提高成為特別助理成功機率。
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