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相信沒(méi)有人會(huì )喜歡開(kāi)會(huì )，特別是冗長(cháng)有沒(méi)有重點(diǎn)的會(huì )議，不僅消磨精神也浪費了很多寶貴時(shí)間。有時(shí)候一個(gè)會(huì )議沒(méi)討論出結果反而衍生更多議題，變成無(wú)止盡的循環(huán)。如果你已經(jīng)在公司擔任主管的身份，那要怎么提升會(huì )議效率是相當重要的。而如果你是一般職員但意識到團隊會(huì )議效益不彰，也可以跟主管提出改善的方法，所以話(huà)不多說(shuō)就繼續看下去吧。

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內容目錄?? ?
1. 搞清楚開(kāi)會(huì )目的
2. 條列出會(huì )議的項目
3. 找到會(huì )議的關(guān)鍵參與者
4. 做足功課，有數據資料較佳
5. 每場(chǎng)會(huì )議需要有場(chǎng)控和紀錄

1. 搞清楚開(kāi)會(huì )目的

在開(kāi)會(huì )前，首先要厘清這次會(huì )議想要達到的目的，是要解決什么立即的問(wèn)題，還是要定下一個(gè)階段的目標，以及到底這件事「需不需要」用會(huì )議解決。畢竟一場(chǎng)會(huì )議占用的不是一個(gè)人的時(shí)間，10 個(gè)人開(kāi)1 小時(shí)的會(huì )等于就說(shuō)用掉一個(gè)公司10 小時(shí)的產(chǎn)能。很多主管會(huì )覺(jué)得開(kāi)會(huì )可以凝聚團隊向心力，然后也能比較清楚每個(gè)人的進(jìn)度和狀況。但其實(shí)有時(shí)候無(wú)意義的例行會(huì )議反而會(huì )讓員工感到疲乏，或是想辦法交差了事，這樣其實(shí)可能是反效果。

如果只是要宣達某件事情，可以善用公司群組、記事本或是Email 做通知。強烈建議公司有一套專(zhuān)用的通訊及協(xié)作軟體，比如slack 或是teams 這種，最好能夠跟社交用的軟體做區別。小編的公司用的就是Microsoft Teams，這樣好處是不會(huì )把私人訊息跟工作訊息搞混，也更能提高工作時(shí)的專(zhuān)注度。

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2. 條列出會(huì )議的項目

很多時(shí)候雖然已經(jīng)知道要討論的大方向，但具體要討論哪些事項沒(méi)有很清楚，變成在會(huì )議的時(shí)候大家想到什么就提出來(lái)，最后不僅沒(méi)有解決問(wèn)題，反而越來(lái)越發(fā)散。所以在開(kāi)會(huì )前，就應該要條列出這次會(huì )議需要討論的項目有哪些，越詳細越好。最后在開(kāi)會(huì )的前一天就把會(huì )議的大綱、要討論的細項、哪個(gè)項目對應哪個(gè)負責人都發(fā)給會(huì )議的參與者知道，這樣參與者可以預先對接下來(lái)的會(huì )議準備好對應的資料，以及想要提問(wèn)的內容。

比如說(shuō)，如果今天是一場(chǎng)關(guān)于全新的項目啟動(dòng)前的會(huì )議，一般來(lái)講項目方案的項目經(jīng)理 應該是會(huì )議的發(fā)起人，也是對于這場(chǎng)會(huì )議內容最了解的人。切勿在接到客戶(hù)的需求后就直接找工程部門(mén)開(kāi)會(huì )，應該先把需求過(guò)濾過(guò)，看哪些是最緊急，哪些不是，然后畫(huà)出使用情境和流程圖。首先讓與會(huì )者了解整個(gè)方案的全貌，再來(lái)把專(zhuān)案分短中長(cháng)多個(gè)階段，這樣也可以比較清楚當前最需要完成的有哪些事項，而不會(huì )一頭霧水。

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3. 找到會(huì )議的關(guān)鍵參與者

很多時(shí)候再開(kāi)一個(gè)重大的會(huì )議，討論到某個(gè)項目時(shí)才發(fā)現最了解這個(gè)項目或是有能力做決策的人不在現場(chǎng)，導致會(huì )議進(jìn)度無(wú)法順利進(jìn)行下去，也浪費大家的時(shí)間。組織會(huì )議的人在對會(huì )議項目進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)時(shí)，也要確定這場(chǎng)會(huì )議所有跟議題相關(guān)的決策者有誰(shuí)，如果會(huì )議當天某些重要的決策者無(wú)法到現場(chǎng)，也要請他們先對議題內容進(jìn)行評估然后附在會(huì )議檔案內讓每個(gè)參與者可以看到。而如果你本身是重要決策者但無(wú)法參與，也要在會(huì )議前找一個(gè)代理人并把事項交代給他。會(huì )議發(fā)起人在通知關(guān)鍵參加者的時(shí)候，也務(wù)必要清楚告知會(huì )議內容，為什么他有必要參與以及要準備哪些相關(guān)資料。

筑招網(wǎng)小編在之前的公司主要是遠程工作，比較重要或緊急的議題才會(huì )在辦公室開(kāi)會(huì )，但有時(shí)候主管召集了幾個(gè)人要討論某一件事項，結果人到了現場(chǎng)看到議程才知道根本跟自己無(wú)關(guān)，或是很多內容可以用十幾分鐘線(xiàn)上討論就好。如果真的是大型的方案會(huì )議，最理想的情況是在確定關(guān)鍵決策者都可以到場(chǎng)，所以會(huì )議發(fā)起人也要事先調查好每個(gè)人可以空出的時(shí)間。而如果不是跟該會(huì )議議題太相關(guān)的角色，也沒(méi)有必要請他們參與會(huì )議，有時(shí)候人多嘴雜，出席者太多反而會(huì )拉低會(huì )議的品質(zhì)，非關(guān)鍵決策者可以在會(huì )后再請他們去看會(huì )議記錄即可。

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4. 做足功課，有數據資料較佳

接下來(lái)講的這點(diǎn)不光是針對會(huì )議發(fā)起人，而是每個(gè)參與者都很重要的一點(diǎn)。剛剛在第二點(diǎn)有提過(guò)，會(huì )議參與者可以事先對各項目對應的負責人提問(wèn)。如果你看到有人對你所負責的項目提問(wèn)的話(huà)，可以先審視那些問(wèn)題是否有「開(kāi)會(huì )」討論的必要性。比如說(shuō)今天只是要問(wèn)工程師某個(gè)功能完成的進(jìn)度，其實(shí)PM 可以單獨跟工程師確認就好，不需要讓跟這項功能無(wú)關(guān)的參與者也一起旁聽(tīng)。當然，如果這個(gè)項目會(huì )跟很多部門(mén)有連結的話(huà)，就有拉出來(lái)討論的必要。所以說(shuō)，看到問(wèn)題如果有疑問(wèn)的話(huà)可以提前就跟提問(wèn)者做二次確認，這樣可以減少會(huì )議中的溝通時(shí)間。

再來(lái)就是，準備會(huì )議用資料的時(shí)候，盡量能夠以數據、KPI 等方式呈現。以工程開(kāi)發(fā)的角度來(lái)說(shuō)，最明確的KPI 比如說(shuō)有10 項功能完成了其中幾項，以營(yíng)銷(xiāo)部門(mén)來(lái)說(shuō)，可以列出比如粉絲成長(cháng)數、貼文觸及數、廣告成效等等數據，以SEO 部門(mén)來(lái)說(shuō)，可以列出關(guān)鍵字排行、網(wǎng)站點(diǎn)擊數、不重復瀏覽等等資料。盡量把數據用「圖表」的形式呈現，可以讓與會(huì )者一目了然。如果資料不齊全或是太過(guò)抽象，就可能還要浪費更多時(shí)間去解釋?zhuān)郧形鸨е?zhù)「隨機應變」的態(tài)度參加會(huì )議。

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5. 每場(chǎng)會(huì )議需要有場(chǎng)控和紀錄

美國曾經(jīng)有關(guān)于注意力的研究顯示，人的大腦能維持專(zhuān)注力的時(shí)間大概落在10 到18 分鐘，超過(guò)18 分鐘后專(zhuān)注度就會(huì )開(kāi)始下降。這也就是著(zhù)名演講機構TED 每位講者的演講時(shí)間落在18 分鐘以?xún)?，這樣可以讓觀(guān)眾最大化的吸收演講的資訊。

而開(kāi)會(huì )也是一樣的，太過(guò)冗長(cháng)的會(huì )議會(huì )導致參與人的集中度下降，達不到最好的效能。所以說(shuō)，一個(gè)能夠掌控會(huì )議流程的「場(chǎng)控」是相當重要的。而場(chǎng)控這個(gè)角色其實(shí)不單單是計時(shí)而已，首先他要對會(huì )議的內容有一定的了解，在會(huì )議進(jìn)行中也要觀(guān)察某個(gè)議題是否討論了太長(cháng)時(shí)間，又或者意見(jiàn)太發(fā)散已經(jīng)離題。場(chǎng)空需要維持整個(gè)會(huì )議的程序，并確保能夠在預定的時(shí)間內完成，如果一個(gè)議題已經(jīng)卡太久沒(méi)有結論，就要適時(shí)設定停損點(diǎn)并往下一個(gè)議程進(jìn)行。

再來(lái)除了場(chǎng)控以外，還有另一個(gè)角色也相當重要，那就是會(huì )議記錄。很多人覺(jué)得會(huì )議記錄是不需要什么專(zhuān)業(yè)的工作，其實(shí)不然，會(huì )議記錄并不是打逐字稿，而是要把每個(gè)討論項目最后得到什么有價(jià)值的產(chǎn)出，如果該項目討論有遇到卡關(guān)的地方就要記錄暫時(shí)得到的結論以及還缺少哪些資料或者還要跟誰(shuí)做確認。一個(gè)好的會(huì )議記錄即便是為參與會(huì )議的人看到也能一目了然，并且如果之后團隊成員對于之前討論出的共識理解有不同也可以翻出會(huì )議記錄來(lái)厘清。