重點(diǎn)摘要

秘書(shū)的服務(wù)對象通常為整個(gè)部門(mén)或是高階主管，視其技能熟練程度或是資歷深淺而定，基本上都需要具備廣泛的軟件操作能力來(lái)處理辦公室的行政事務(wù)。
通常秘書(shū)的工作內容可概分為兩大層次，依照工齡區分為「資深秘書(shū)」和「資淺秘書(shū)」，二者主要職責和服務(wù)對象不盡相同。

職業(yè)特性

秘書(shū)必須具備溝通協(xié)調、高情緒穩定、耐心、責任感與解決問(wèn)題等能力，文件檔案管理仍是秘書(shū)最主要的工作內容，而主管行程安排確認、數據搜尋、會(huì )議安排及記錄都是最基本的工作內容。原則上，現今秘書(shū)的主要工作仍與傳統的秘書(shū)相同，只是使用的工具進(jìn)步了。新進(jìn)人員的工作與資深者相比有很大的比例是基礎行政方面，而資深人員重點(diǎn)在于協(xié)助部門(mén)主管處理部門(mén)事務(wù)。

隨著(zhù)辦公室作業(yè)愈趨復雜繁重，秘書(shū)的角色也日益重要；因為辦公室的電腦自動(dòng)化和組織重整，導致秘書(shū)開(kāi)始承擔管理和專(zhuān)業(yè)人員的部分責任，除了執行與協(xié)調辦公室行政活動(dòng)之外，儲存、檢索和整合信息并提供給主管、同僚、顧客也是必要的工作。

實(shí)務(wù)上，企業(yè)常將秘書(shū)依工齡區分為「資深秘書(shū)」和「資淺秘書(shū)」，資深、資淺沒(méi)有明確的工齡界線(xiàn)和工作范圍，主要還是看主管和公司規定。無(wú)論是資深秘書(shū)或資淺秘書(shū)，都需要利用各式各樣的辦公室設備來(lái)完成任務(wù)，像是傳真機、復印機、掃描機、視訊會(huì )議和電話(huà)系統，而基本行政作業(yè)能力則為共同基礎；通常必須利用電腦預先完成管理者與專(zhuān)業(yè)人員應該處理的工作，例如設計空白表格、編輯信件、管理數據庫，并應利用軟件來(lái)完成會(huì )議報告與文件作業(yè)等。

秘書(shū)并非只做靜態(tài)行政作業(yè)，在某些特定的產(chǎn)業(yè)或部門(mén)，可能還要與供應商交涉，且隨著(zhù)公司規模而有不同的交涉程度，大型公司因為分工較細，與上下游廠(chǎng)商的交涉也僅限于初步聯(lián)絡(luò )事宜，后續的工作可交由專(zhuān)業(yè)人員去處理；然而在規模較小的公司中，秘書(shū)可能必須全程參與整個(gè)交易過(guò)程。

一般而言，資深人員常見(jiàn)的職稱(chēng)為執行秘書(shū)、機要秘書(shū)、總經(jīng)理特助、董事長(cháng)特助等，通常僅針對高階主管個(gè)人提供服務(wù)，除了執行主管所交付的命令之外，還要處理與主管相關(guān)的行政事務(wù)，例如：商業(yè)書(shū)信的往來(lái)、與其他主管的聯(lián)系、連絡(luò )和排定會(huì )議行程、準備統計數據報告、負責公共關(guān)系事務(wù)、跨公司及部門(mén)工作協(xié)調、協(xié)助項目計劃的評價(jià)/擬定/執行與追蹤、主管會(huì )議運作準則訂定及追蹤、董事長(cháng)及主管交辦事務(wù)處理、部門(mén)預算編列、員工訓練，甚至可能包括雇用與監督其他工作人員；

比起資淺秘書(shū)，資深者必須擔負更復雜、艱難的職責，并且擔任部門(mén)之間或主管間的橋梁。資淺秘書(shū)常見(jiàn)的職稱(chēng)為辦公室助理、行政助理、業(yè)務(wù)助理、部門(mén)秘書(shū)等，通常不只針對主管個(gè)人提供服務(wù)，對象可能為一個(gè)部門(mén)、二級主管或整個(gè)企業(yè)，業(yè)務(wù)上會(huì )接觸到的不僅僅只有直屬主管，還會(huì )處理到工程師或其他管理人員的事務(wù)；在有制度、規模較大的公司，人數可能多到形成一個(gè)處理全公司行政作業(yè)的單位或部門(mén)，基本作業(yè)為數據歸檔、協(xié)助部門(mén)主管處理部門(mén)事務(wù)、會(huì )議安排、支援翻譯、各部門(mén)行政庶務(wù)、文件繕打/收發(fā)、檔案管理等。

另外，尚有其他特殊職稱(chēng)秘書(shū)或專(zhuān)業(yè)秘書(shū)，這類(lèi)秘書(shū)隨著(zhù)經(jīng)驗和產(chǎn)業(yè)而有不同的工作責任，像是法律和醫藥產(chǎn)業(yè)可能會(huì )需要熟悉專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)和流程知識的秘書(shū)來(lái)協(xié)助完成高度專(zhuān)業(yè)的工作，部分產(chǎn)業(yè)或公司則可能會(huì )要求具備與供應商交涉的經(jīng)驗；但大體而言，多數產(chǎn)業(yè)不會(huì )要求如此瑣碎，對于一般秘書(shū)的要求并不嚴格，主要系因為在現代企業(yè)專(zhuān)業(yè)分工的情況下，許多產(chǎn)業(yè)都有專(zhuān)業(yè)經(jīng)理人去處理專(zhuān)業(yè)問(wèn)題，秘書(shū)只要具備基本行政作業(yè)能力即可。

秘書(shū)正在處理日常庶務(wù)

工作條件

秘書(shū)的工作地點(diǎn)分布廣泛，幾乎每個(gè)產(chǎn)業(yè)或企業(yè)都需要秘書(shū)，通常在學(xué)校、醫院、私人企業(yè)、政府機構、律師事務(wù)所或藥廠(chǎng)等都可以見(jiàn)其蹤跡。秘書(shū)的工作時(shí)間依主管而定，如果主管有上班，秘書(shū)就必須隨行在旁，重點(diǎn)是以配合主管的時(shí)間、習慣為原則；大多數秘書(shū)還是朝九晚五的正常上下班，有些則從早上9:00到下午6:00，基本上還是平均一星期40小時(shí)，一天工作8小時(shí)的全職員工。另外，加班時(shí)段和休假制度通常是依公司規定，周休2日是最基本的；彈性工時(shí)方面，國內秘書(shū)較無(wú)此種情況，大多數秘書(shū)都是穩定上下班的上班族

秘書(shū)因工作內容及時(shí)數的關(guān)系，長(cháng)時(shí)間待在辦公椅上是無(wú)法避免的；有些秘書(shū)負責繕打、輸入數據，會(huì )盯著(zhù)電腦屏幕相當長(cháng)的時(shí)間，因而有可能造成眼睛疲勞、感受壓力和手腕受傷等職業(yè)傷害。

秘書(shū)遠距離辦公雖然是一個(gè)很理想的情況，但現實(shí)中卻很難辦到及運用，尤其是在沒(méi)有完善的辦公室系統支持下。而工作分享則因為秘書(shū)之間的工作性質(zhì)大致相似，所以大部分的工作都可以互相支持；但對于個(gè)人特定的專(zhuān)業(yè)職責，則必須由專(zhuān)人處理，而無(wú)法達到完全的分享。?

訓練資格及升遷

高中學(xué)歷以上、具備中英文打字能力、數字概念清楚、應對得體，即可擔任最基層的秘書(shū)職位，但隨著(zhù)高等教育普及，大專(zhuān)以上學(xué)歷漸漸變成普遍的要求，能廣泛應用各種軟件者（如文字處理、電子表格與數據庫管理等）較容易受到青睞，并應專(zhuān)精或擅長(cháng)于文字輸入、拼字、標點(diǎn)符號、文法以及口語(yǔ)溝通。由于秘書(shū)在處理有關(guān)人際問(wèn)題上需具備相當程度的機智，因此雇主也傾向尋求能提供好的顧客服務(wù)與具備良好人際關(guān)系技巧者；因此，具備謹慎、判斷力、組織或管理能力、主動(dòng)、口風(fēng)緊以及獨立工作的能力對于擔任高階行政職位者而言更是重要。

擔任秘書(shū)工作亦需具備基本的書(shū)記/語(yǔ)文/顧客服務(wù)/電腦與行政管理等相關(guān)知識、閱讀能力/時(shí)間管理/口語(yǔ)溝通與協(xié)調整合等技能，以及主動(dòng)聆聽(tīng)與學(xué)習、自我控制等態(tài)度。隨著(zhù)辦公室自動(dòng)化的發(fā)展，持續的教育與再訓練對于秘書(shū)工作將愈來(lái)愈重要；辦公室環(huán)境的改變，增加了對于調節力強與具備多技能秘書(shū)的需求。因此秘書(shū)可能需要上課或參加在線(xiàn)教育系統，以學(xué)習如何使用新的辦公科技（如信息儲存系統、掃描儀、網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò )或最新的套裝軟體等），小型組織內甚至必須負責辦公設備的選擇與維修。

秘書(shū)可藉由許多方式來(lái)獲得所需的技能，在內部訓練方面有基本辦公室訓練、語(yǔ)文能力訓練、時(shí)間管理、項目管理、最新軟件的學(xué)習等，外部訓練方面則可考慮秘書(shū)協(xié)會(huì )所提供的訓練課程；若有意愿的話(huà)，也可依公司補助進(jìn)修的相關(guān)辦法自行前往社區大學(xué)或勞動(dòng)部勞動(dòng)力發(fā)展署進(jìn)行在職進(jìn)修。

一般來(lái)說(shuō)，秘書(shū)的升遷系指晉升到負有更多責任的行政職位。由于秘書(shū)的績(jì)效難以量化計算，因此能擴充自己對于公司運作的相關(guān)知識、增加本身的技能并建立良好人際關(guān)系者，將較能晉升為資深或執行秘書(shū)、辦事員的監督者或部門(mén)的管理者等；而具備文書(shū)處理經(jīng)驗的秘書(shū)，則能發(fā)展至文字處理或數據輸入的訓練者、監督者或管理者。此外，秘書(shū)透過(guò)對企業(yè)內部的熟悉及對組織專(zhuān)業(yè)的學(xué)習，也可以跨部門(mén)發(fā)展，國內有不少公司人力資源主管或客戶(hù)服務(wù)主管是由秘書(shū)轉任的成功案例。

前景與展望

受辦公室自動(dòng)化及組織重整的影響，近年來(lái)秘書(shū)的生產(chǎn)力大幅增加，電腦、電子郵件、掃描機以及語(yǔ)音留言系統等均使其工作更能達到事半功倍的效果。電腦普遍化將對秘書(shū)的工作內容造成沖擊，未來(lái)秘書(shū)有可能不需要到辦公室上班，在家中利用網(wǎng)絡(luò )、電腦就可以從事文書(shū)處理等工作；但客戶(hù)接待、溝通聯(lián)系的部分仍然需要自己來(lái)做，例如接聽(tīng)電話(huà)等，也因此有「電話(huà)秘書(shū)」應運而生。也因為自動(dòng)化設備的使用，秘書(shū)的人數將會(huì )愈來(lái)愈少，其工作分配及服務(wù)對象也產(chǎn)生一些改變。

由于e化和科技發(fā)展的關(guān)系，許多主管都能夠應用電腦來(lái)處理行政上的事務(wù)，有愈來(lái)愈多的專(zhuān)家及經(jīng)理人自已處理文書(shū)及少量數據登錄，而不是交給秘書(shū)執行；當愈來(lái)愈多人都能做秘書(shū)的相關(guān)工作時(shí)，許多公司將過(guò)去一個(gè)專(zhuān)家/主管配置一個(gè)秘書(shū)的傳統，擴充其服務(wù)對象至一個(gè)部門(mén)或一個(gè)單位，以提高秘書(shū)的服務(wù)效益。這將導致只處理行政工作的基層秘書(shū)可能被解雇、被約聘/派遣人員取代，或是直接將打字、數據輸入、行程安排等簡(jiǎn)單的例行工作外包給其他專(zhuān)職公司，以減低組織對秘書(shū)人員的依賴(lài)與需求。

另一方面，雖然辦公室科技不斷進(jìn)步，使得秘書(shū)的工作愈來(lái)愈容易被取代，但秘書(shū)工作中屬于人際互動(dòng)性質(zhì)的部分倒是很難被自動(dòng)化，包括會(huì )議規劃與記錄、與顧客接觸、高階主管私人公關(guān)事務(wù)等等；高階主管秘書(shū)通常都是在執行此類(lèi)互動(dòng)性質(zhì)較高的工作，因為其所累積的廣闊人脈、對公司和產(chǎn)業(yè)內運作體系的了解，以及高階主管的信賴(lài)等，將使得高階秘書(shū)愈來(lái)愈受重視且不容易被取代。

在辦公室e化的沖擊下，秘書(shū)工作將不再需要這么多人手，因此原本擔任秘書(shū)的人會(huì )利用其基本工作能力，逐步接觸其他部門(mén)的工作（例如人力資源等后勤支持部門(mén)，或是類(lèi)似行銷(xiāo)等需要展現人際互動(dòng)技巧的部門(mén)），而漸漸地移轉其工作與專(zhuān)業(yè)重心。

以就業(yè)市場(chǎng)而言，大多數公司中最高階秘書(shū)（如董事長(cháng)特助、總經(jīng)理特助、執行秘書(shū)、機要秘書(shū)等）通常只有一個(gè)職缺，且任職期間很長(cháng)，底下的秘書(shū)不容易有晉升及發(fā)展機會(huì )，所以國內很少有人立志一輩子擔任秘書(shū)。大部分的人將秘書(shū)工作當成轉職跳板，尤其是跳到人力資源部門(mén)；主要系因為很多老板希望人力資源部?jì)鹊膯T工是自己所熟識且信賴(lài)的人，所以通常秘書(shū)轉往人力資源部門(mén)發(fā)展看起來(lái)是件很自然的事。

這趨勢意味著(zhù)將來(lái)秘書(shū)的工作職涯會(huì )面臨更多挑戰，并且需要學(xué)習多面向的知識與技能（如對數字的敏感度、多種外語(yǔ)能力、人際關(guān)系的處理、主動(dòng)多為老板著(zhù)想等等），才不會(huì )在電子化的潮流下被淘汰；另外，發(fā)掘自己的第二專(zhuān)長(cháng)、找到核心能力，以提升秘書(shū)在團隊中的附加價(jià)值，亦是未來(lái)成功的秘書(shū)所需追求的目標。