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辦公桌，就是上班族的戰場(chǎng)。辦公環(huán)境整齊與否，不只是清潔習慣問(wèn)題，更會(huì )影響工作效率，也是自我管理能力的標志。

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A君桌面整潔，文件歸位清楚，需要的數據立即就能找到；B君則是紙張散落一桌，公文放到哪里也搞不清楚。老板對二人的能力評價(jià)，自然是心中有數。

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從個(gè)人辦公環(huán)境，可以觀(guān)察一個(gè)人的自我管理能力。辦公桌收納與文件歸檔是否井井有條，會(huì )影響到工作效率。幾乎可以斷言，一個(gè)不善于「整理」的人，很難有優(yōu)異的工作表現。

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不只收得整齊，更要收得好用

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想擁有清爽的辦公環(huán)境，必須先「收拾」再「整理」。收拾的重點(diǎn)在于丟掉沒(méi)用的物品，這樣才能減少找東西的時(shí)間；而整理不只是將物品「收得整齊」，更要「收得好用」，方便自己立即收納或取用任何物品?？傊?，必須掌握6個(gè)基本原則：

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1.舍得丟：超過(guò)時(shí)效、與工作無(wú)關(guān)、失去興趣的東西就要丟掉。

2.分類(lèi)清楚：可依主題或客戶(hù)別，妥善加以分類(lèi)。

3.內容物一目了然：運用標簽，以便快速了解檔案數據內容。

4.東西要隨時(shí)找的到：如果東西太多，可制作「索引」。

5.整理之后忘掉：將物品安置的很好找，不必記住東西放哪里。

6.讓東西消失在眼前：數據放進(jìn)數據柜，文件放進(jìn)文件盒。

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增加座位隱密性有助于提高專(zhuān)注度

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雖然辦公室不是專(zhuān)為個(gè)別員工設計，但只要不影響其他同事，還是可以稍作改造，營(yíng)造一個(gè)有利工作的環(huán)境。

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雖然同事座位之間，有用分隔板隔開(kāi)，但若能再適當增加隱密性，對提高工作專(zhuān)注度會(huì )有幫助。做法是在辦公桌正前方，放置一個(gè)寬約80～120公分、高約50公分的ㄇ字體書(shū)架，置放文件和書(shū)籍，感覺(jué)會(huì )像在洞穴里工作，更能集中精神。

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為節省空間，電腦可購買(mǎi)輕薄的液晶屏幕。除非工作完全靠電腦操作，否則最好將屏幕放置在桌面兩側，需要使用時(shí)才轉過(guò)來(lái)。另外，盡量使用多孔插座，以免腳邊電線(xiàn)交纏，造成視覺(jué)凌亂。

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色彩規劃也相當重要，若辦公環(huán)境五顏六色，容易有不安定感，最好采用同一色系，顏色不要超過(guò)3種，以形成色彩的和諧感。

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桌面只放「最常用」物品

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辦公桌就是上班族的戰場(chǎng)，在收納的時(shí)候，必須以工作效率為最高原則?？砂凑铡甘褂妙l率」來(lái)分類(lèi)，每天必用物品如文具、便條紙要放在桌面，節省尋找時(shí)間；偶而使用如膠帶臺、削鉛筆機，可以放進(jìn)抽屜；很少使用的舊數據，就收納在下層抽屜或移至數據柜。但無(wú)論放置何處，都要擺在「固定位置」，甚至可制作一張收納表單，注明各項物品擺放位置，以備忘記時(shí)做為參考。

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如果桌上整理干凈，抽屜卻是亂成一團，那就沒(méi)意義了。整理抽屜時(shí)，應將常用品置于外側，少用的放內側，并且運用隔板，使同一抽屜內的物品有所區隔。若東西實(shí)在太多，又不知該不該丟掉，可先放在有「？」標示的袋子里，如果半年都沒(méi)有使用過(guò)，就可以丟棄。

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立即分類(lèi)，固定丟棄

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名片、書(shū)信傳真等文件，很容易散落遺失或造成凌亂，只要把握「立即分類(lèi)、固定丟棄」的原則，整理起來(lái)就不難。

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每天交換的名片日積月累，但真正有用的名片頂多100～200張?？蓪⑵渲休^常聯(lián)絡(luò )者，依姓名順序放在桌上的名片盒，其它則放進(jìn)大名片本，需要時(shí)才取出。

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若想要有效活用，最好在交換名片后，趁著(zhù)還沒(méi)遺忘前，趕緊在名片上注記「對方特征」、「會(huì )面日期」、「會(huì )面地點(diǎn)」，日后再度見(jiàn)面時(shí)，就能輕易回溯記憶。

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超過(guò)時(shí)效的邀請函、多年前的賀年卡，該丟就直接丟棄。若信件還有用或具特殊意義，則統一存放到專(zhuān)屬文件夾中。之后再收到信件時(shí)，最好立即注記收信日期，將其中關(guān)鍵內容畫(huà)上記號，若不太重要的就當場(chǎng)丟掉，并定期檢閱文件夾，清理超過(guò)時(shí)效的信函。

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辦公室檔案可運用索引與標簽

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至于辦公室檔案管理，只要做好主題分類(lèi)建檔，并且活用索引和標簽，日后想要從成堆的文件資料里，快速找到需要的那份文件，就一點(diǎn)也不難。

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建檔時(shí)，首先得區分「需要」和「不需要」的數據，先確認這份數據是否真的對自己有幫助，將無(wú)用的數據清除，避免被泛濫的信息淹沒(méi)。

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數據應依主題分門(mén)別類(lèi)，例如將同一個(gè)企劃案的數據，統一放置在立體文件袋、塑料文件盒中，并運用標簽或彩色透明夾進(jìn)行分類(lèi)，以便于日后找尋。

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此外，計算機檔案也是文件整理的一環(huán)，可以按照主題或作業(yè)軟件來(lái)分類(lèi)。但更重要的是數據備份，即使隨身硬盤(pán)已經(jīng)相當普遍，最好還是固定用光盤(pán)刻錄備份數據，以防意外造成數據損毀。