?

代墊在職場(chǎng)上常見(jiàn)，員工就好像成為公司的債權人，筑招網(wǎng)孫明嬋律師解析員工代墊款的眉角，讓勞資談錢(qián)不傷感情。

?

關(guān)于代墊，你應該要知道的三件事：

資方?jīng)]有權利要求勞方代墊、員工也沒(méi)有義務(wù)代墊。

員工要代墊需知會(huì )雇主同意，并留下憑證。

比起代墊，零用金是更好的財務(wù)管理方式，雇主應明訂申請金額上限、適用范圍等。

職場(chǎng)上，大大小小的支出代墊是許多工作者的日常，無(wú)論是辦公室文具用品、出差車(chē)費，甚至是辦活動(dòng)的場(chǎng)地費、演講費都名列其中，因而產(chǎn)生許多勞資糾紛。什么是正確的代墊款處理方式？要如何將代墊風(fēng)險將到最低？陳業(yè)鑫律師為工作者解析。

?

員工「代墊」不應是常態(tài)

員工代墊款項，在法律上等于形成民法中的契約關(guān)系，就像公司跟員工借錢(qián)一樣。

不同于工資給付受勞基法保障，職場(chǎng)上勞資雙方基于彼此的信任關(guān)系，員工為盡責完成工作任務(wù)，在實(shí)務(wù)上以先代墊的方式處理未可厚非；但我認為員工「代墊」不應該是常態(tài)，雇主經(jīng)營(yíng)企業(yè)所需資本、風(fēng)險不應轉嫁到員工身上，資方?jīng)]有權利要求勞方代墊，員工也沒(méi)有替企業(yè)代墊的義務(wù)。

尤其若請款、報賬流程無(wú)清楚規范，員工漏報單據、未報統編，未明定申請金額上限，都可能引起潛在的勞資糾紛。就企業(yè)而言，金流經(jīng)手越多在員工手上，風(fēng)險越大，想必也不樂(lè )見(jiàn)此狀況。

?

如何避免墊出勞資糾紛？

職場(chǎng)上若有代墊需求，員工該如何保護自己？建筑企業(yè)可以建立哪些管理制度，將產(chǎn)生糾紛的風(fēng)險降到最低？我建議勞資采取下述做法。

?

1.員工：小心多繳所得稅

針對員工方面，孫明嬋建議在代墊前，一定要先知會(huì )雇主同意，切勿以「出于好意」的心態(tài)私自代墊，最好要留下雇主同意的憑證，不一定要是正式的契約，通信軟件的信息或電子郵件也可以，就像借據一樣，可以證明自己與公司間的借貸關(guān)系。

代墊時(shí)，同樣也要留下單據，無(wú)論是發(fā)票、收據、領(lǐng)據，須符合公司規定，能證明金額、日期等資料；至于代墊的金額該如何設定底線(xiàn)？我認為最好不要超過(guò)月薪的一半，并且要在下一個(gè)發(fā)薪日前進(jìn)行報帳，不要拖太久，如此一來(lái)最多只會(huì )損失一個(gè)半月的收入，降低公司可能經(jīng)營(yíng)不善，老板逃避造成員工血本無(wú)歸，需要對簿公堂的風(fēng)險。

代墊后，注意薪資單上是否有清楚注明代墊金額、名目，不能與薪資混寫(xiě)，否則萬(wàn)一被稅捐單位認定為所得，可能會(huì )造成員工繳的所得稅變多，員工千萬(wàn)要小心。

?

2.建筑企業(yè)：應建立零用金制度
針對企業(yè)，我認為要求員工代墊「能免則免」。代墊的項目若是基于雇主「事業(yè)經(jīng)營(yíng)之目的」，像是場(chǎng)地費、采購費用，要求代墊說(shuō)不過(guò)去，除非在無(wú)法預期的突發(fā)狀況下有必要，才能以例外處理。

針對可預期的大型支出，應該以事先編預算、開(kāi)計劃案的方式請款，經(jīng)過(guò)會(huì )計部門(mén)審查預領(lǐng)付款；其他類(lèi)型的款項，像是瑣碎的出差車(chē)費、臨時(shí)招待客戶(hù)餐會(huì )的支出，我建議企業(yè)應該要建立「零用金」制度來(lái)管理，以免產(chǎn)生讓員工無(wú)法自由運用薪資，有薪資給付不完全之疑慮。

?

「零用金」制度的請款、撥款原則
零用金的管理有以下幾個(gè)原則，包含需明訂申請金額上限、條列出適用范圍、規范請款與撥款的時(shí)程與流程等。

一般中小建筑企業(yè)零用金申請上限多設在5,000元以?xún)?，用于辦公室日用品，例如文具、面紙、零食點(diǎn)心等；還有工作范圍產(chǎn)生之必要費用，像是要郵寄的費用、短程車(chē)費等，建議可以條列定義出適用的事項，避免爭議。零用金也需要規范維持一定的安全水位，避免余額不足導致形同虛設，同時(shí)定義權責部門(mén)，包含零用金管理人、財務(wù)部門(mén)等，才能做好安全的財務(wù)管理。

?

撥款與請款則有三種狀況，建筑企業(yè)應明訂流程于規范中：

1. 款項在零用金申請上限內，但由于事出臨時(shí)無(wú)法先行申請，可由員工先代墊后進(jìn)行零用金申請，經(jīng)核準后由零用金帳戶(hù)付款。

2. 款項在零用金申請上限內，由零用金直接支付，零用金管理人員支付后核銷(xiāo)，金流不經(jīng)過(guò)一般員工。

3. 款項在零用金高于申請上限，員工可提出預支零用金申請，核準后得以先行請領(lǐng)，事后再檢具單據核銷(xiāo)。

?

建筑企業(yè)平時(shí)應要做足財務(wù)教育訓練，確保員工熟悉所有零用金請款流程，避免糾紛產(chǎn)生。

?

此外，善用網(wǎng)絡(luò )平臺叫車(chē)企業(yè)方案、或是辦一張公司卡讓員工使用，都是避免代墊讓金流變復雜產(chǎn)生問(wèn)題的解決方案之一。實(shí)務(wù)上員工也可能有浮報金額、用途不正當等情形，我就曾碰過(guò)有員工因為濫用公司卡而被解雇的案例。因此唯有明訂規范、確實(shí)查核，建立互信基礎，才能形成良性循環(huán)，共同成長(cháng)。