?

所謂「有效率地做事」，指的是在你進(jìn)入職場(chǎng)的初期，就該學(xué)一些能提升自己工作效率的知識。雖然該學(xué)的東西其實(shí)不少，甚至可能得花非常長(cháng)的時(shí)間才能學(xué)得差不多，但在進(jìn)入職場(chǎng)初期，若什么都學(xué)，也可能什么都不精。因此在這篇文章中，筑招網(wǎng)小編就談六個(gè)最核心的技能就好。

?

你可以依循內容來(lái)有方向地學(xué)習，也思考看看自己目前在這幾個(gè)方面做得如何。

?

第一個(gè)方面是時(shí)間管理。

?

講到「時(shí)間管理」，很多人直覺(jué)會(huì )想到的恐怕是學(xué)個(gè)什么方法，讓自己能在同樣的時(shí)間內做兩倍的工作。

?

但這其實(shí)僅是時(shí)間管理的一小塊，畢竟時(shí)間能縮短的幅度終究有其極限，再怎么縮短也不會(huì )跟別人差太多。我認為更重要的時(shí)間管理能力，反而是「怎么選擇」。

?

「選擇」的意思，就是怎么在上班環(huán)境中正確地理解老板的所思所想，知道哪些事情重要、哪些事情是其次，然后做出正確的優(yōu)先排序。

?

當然，你手上的事情會(huì )不斷增加，所以接下來(lái)，你則需要發(fā)揮減法思維，把那些重要的事情做到最好；而重要性次之的事情就稍微往后推遲，甚至利用簡(jiǎn)易的方式做到剛剛好就好。

?

所以對我而言，「時(shí)間管理」背后其實(shí)包含了幾項重點(diǎn)：

?

1.理解老板

?

2.優(yōu)先級

?

3.減法思維

?

因為時(shí)間終究有極限，我們誰(shuí)也不可能把所有事都做得面面俱到。也因此，知道如何選擇、并把真正重要的事情做好，這是所有人在職場(chǎng)上都需要具備的敏感度。

?

第二個(gè)方面是項目管理。

?

若你已經(jīng)追蹤我們一段時(shí)間，大概知道我們一直以來(lái)都從事「項目管理顧問(wèn)」的工作。在我們剛開(kāi)始接觸項目管理時(shí)，所謂「項目」還只是規模比較大的公司才有、也才比較重視，并有「項目經(jīng)理」這個(gè)職務(wù)。

?

但是這兩年項目管理越來(lái)越普遍，幾乎各行各業(yè)內都有所謂的「項目」。這其實(shí)從我們最熱門(mén)的項目管理課程【項目管理一日特訓班】的學(xué)員工作背景中，也可以明顯察覺(jué)。

?

早期，參與這門(mén)課的同學(xué)大多都來(lái)自施工行業(yè)、設計行業(yè)和鋼結構行業(yè)，接著(zhù)慢慢出現園林景觀(guān)以及電力的從業(yè)人員。到了現在，幾乎各行呼業(yè)都有人來(lái)上課，而且學(xué)員年齡層也逐步下降。

?

其實(shí)與學(xué)員們一聊也就不難發(fā)現，因為現在各行各業(yè)變動(dòng)都很快，所以很多行業(yè)都開(kāi)始有「臨時(shí)性任務(wù)」--也就是老板突然有個(gè)點(diǎn)子，便從各部門(mén)拉幾個(gè)人出來(lái)執行。這也就是所謂的「項目」。

?

而你一想也就知道，這類(lèi)點(diǎn)子來(lái)得突然，恐怕連老板自己都未必有思考得很周詳；加上參與的成員橫跨公司好幾個(gè)部門(mén)，過(guò)去可能也不曾一起工作過(guò)；再加上由這個(gè)臨時(shí)編制的團隊提出的方案，最好還要受到市場(chǎng)接受和喜歡……要在這樣的狀況下快速完成任務(wù)，真的不容易！

?

不過(guò)，你若在很年輕時(shí)就有項目管理的概念，能把這類(lèi)「突發(fā)事件」妥當地規劃并執行，那之后不管去哪里工作，職涯之路大概都會(huì )順遂許多。

?

很多年輕人也會(huì )來(lái)問(wèn)我：「我剛進(jìn)入職場(chǎng)，沒(méi)有什么非常扎實(shí)的技能，那我可以學(xué)什么？」我其實(shí)都會(huì )推薦大家學(xué)習項目管理，增進(jìn)溝通及協(xié)調調度的能力。

?

因為無(wú)論你最后發(fā)現自己的天賦熱情在哪里，這都能成為你底層的重要能力，讓你做起事來(lái)更有頭緒??！

?

第三個(gè)方面是Excel。

?

我之前在文章中提過(guò)，其實(shí)大部分的年輕人最該在學(xué)校學(xué)好的能力，除了本科系的專(zhuān)業(yè)知識之外，就屬微軟的Office軟件工具。原因在于，在你出社會(huì )后，立刻就要長(cháng)時(shí)間和這些工具打交道。

?

而在Office系列中，又以Excel最重要。

?

為什么呢？

?

因為在你還很菜的階段，離上臺做簡(jiǎn)報大概還很遠，所以PowerPoint可能不是最優(yōu)先會(huì )用上的。

?

至于Word，雖然它也有很復雜的用法，比方說(shuō)制作目錄之類(lèi)的功能，但剛入職的頭幾年，老板大概不會(huì )要我們寫(xiě)非常復雜的文件。另外，簡(jiǎn)單的Word文件你大概也很難搞錯甚么。

?

而且因為Word文件最后常是轉成PDF或是打印出來(lái)，所以就算你真的甚么排版技術(shù)也不會(huì )，只要懂得多按幾下空白鍵或就算用些笨方法來(lái)調整，大概還是能排出「看似OK」的文件。

?

但Excel就不同了。有些功能你若不會(huì )，比方說(shuō)函數或樞紐分析等，那就真的很難蒙混過(guò)去。而這些功能的會(huì )與不會(huì )，也會(huì )天差地遠地反映在工作效率上。

?

一開(kāi)始進(jìn)入公司，需要用到Excel也很正常。以我自己而言，在我當年第一份工作的頭兩個(gè)月，老板唯一叫我做的事情，就是打開(kāi)合約的圖面，找出每個(gè)柱子的數據，然后用Excel做一份整理表給他。

?

雖然我是土木工程師，但一開(kāi)始到公司，老板也確實(shí)不可能直接就叫我們設計甚么東西，一開(kāi)始當然都是整理數據開(kāi)始。

?

你若擅長(cháng)Excel、能把數據整理得又快又好，尤其在數字部分能用公式函數的方式整理齊全，甚至之后要調整一些地方，數字一改再套入公式就有新答案出現，老板自然就會(huì )產(chǎn)生「這個(gè)員工很機靈、敏捷」的好印象。同時(shí)，這也能讓你工作得更輕松。

?

所以在我看來(lái)，Excel也是越早學(xué)透越好的技能。

?

至于第四個(gè)方面，則是檔案存放。

?

所謂「檔案存放」，其實(shí)就是你自己怎么整理數據，包含實(shí)體文件，以及硬盤(pán)中的虛擬數據。另外，也包含怎么做版本控制等事宜。

?

這為何很重要呢？

?

因為在工作上，有很多檔案或文件是會(huì )有機會(huì )重復使用的。某個(gè)任務(wù)就算今天做完了，難保三個(gè)月后不會(huì )又要再進(jìn)行一次。

?

如果之前的數據你都能快速找到，往往就能快速做出一個(gè)新版本。而想快速找到之前的數據，一開(kāi)始怎么建立Folder、怎么命名，就變得很重要。

?

但偏偏有些人就是習慣把所有工作檔案都丟在桌面，什么整理工作都沒(méi)做，這樣一來(lái)，之后要尋找某些檔案，往往就成了痛苦的大工程。

?

甚至，你還可能誤刪了、或是不小心存到別處去了，也因此下次要用的時(shí)候，花再多時(shí)間都找不到。這找檔案所需耗的時(shí)間，往往就會(huì )造成工作效率低下。

?

另一個(gè)很多年輕朋友容易疏忽的，則是「版本控制」的概念。

?

比方說(shuō)你寫(xiě)了一份文件給老板，老板說(shuō)想改幾個(gè)地方，大部分年輕朋友的做法，可能就是改完后直接存盤(pán)、覆蓋掉原有的版本。但有些時(shí)候老板后續想一想，可能又會(huì )跟你說(shuō)：「我想還是用原來(lái)的版本吧！」結果你并沒(méi)有將原本的版本留下來(lái)，這就可能會(huì )很麻煩。

?

所以以我自己而言，我會(huì )盡量留下過(guò)程中的每個(gè)版本，以備必要時(shí)使用。

?

像我們經(jīng)常會(huì )到企業(yè)內上課、或者開(kāi)設公開(kāi)課程，我其實(shí)都會(huì )留下每次上課的投影片內容。因為這么長(cháng)時(shí)間中，內容難免會(huì )做些微調。如果有個(gè)學(xué)員來(lái)跟我說(shuō)他在2018年1月23號上過(guò)我某堂課，那我就可以清楚知道他當時(shí)上的版本究竟談了什么內容、傳達了什么樣的概念，也就不會(huì )雞同鴨講。

?

在職場(chǎng)上，別人其實(shí)經(jīng)常會(huì )需要你提供或參考之前的檔案來(lái)做事，所以建立好的檔案管理能力，也是非常重要的事情。

?

第五個(gè)方面則是文件制作。

?

我之前說(shuō)過(guò)，文件是別人認識我們的第一關(guān)。

?

當我們剛到一家新公司報到，老板根本不會(huì )知道我們的能力。但如果你做的文件每次都亂七八糟--格子大小不統一、顏色混亂、閱讀動(dòng)線(xiàn)不清楚、各種字形亂用、不用標點(diǎn)符號，就很容易傳遞出負面印象。

?

你大概不難想像，當別人讀到這樣的文件，很容易會(huì )覺(jué)得我們恐怕缺乏組織能力、邏輯不好，對我們印象大扣分。

?

所以，制作文件前除了想想內容要寫(xiě)什么，最好也想想怎么樣的呈現能讓讀者輕易看懂！

?

這其實(shí)也跟前面的Excel有關(guān)。我們在職場(chǎng)上難免會(huì )需要制作一些表單，但表單除了要能快速做出來(lái)、確保數字與數據正確，也還要進(jìn)一步想想，這個(gè)表單要設計成什么樣子，才能讓別人「一眼看懂」。這有時(shí)甚至會(huì )比內容本身還更重要??！

?

至于跟工作效率有關(guān)的最后一項，也就是第六個(gè)方面，則是表達能力。

?

表達能力最容易理解的說(shuō)明，就是如何說(shuō)話(huà)、如何表達自己的觀(guān)點(diǎn)。因為你可能很聰明，腦海里頭有很多好點(diǎn)子，可是別人若不知道或聽(tīng)不懂，那就等于沒(méi)有。

?

也因此，你學(xué)了多少東西、你會(huì )多少東西很重要，但輸出與Output的能力一樣重要。這包含文字（比方說(shuō)寫(xiě)文章、寫(xiě)Email、甚至是提案），也包含說(shuō)話(huà)（無(wú)論是閑聊或有邏輯地把事情講清楚）。

?

表達能力好壞，可能影響你手上是否有充足的資源來(lái)推進(jìn)工作；甚至當你面臨變動(dòng)及需求的調整，你能否說(shuō)服別人來(lái)支持。

?

另外，上臺演講和簡(jiǎn)報也包含在這個(gè)部分當中。雖然在我們進(jìn)入職場(chǎng)的初期，可能不會(huì )有太多演講或簡(jiǎn)報的機會(huì )，但一段時(shí)間過(guò)后，必定會(huì )有類(lèi)似的工作需求。此時(shí)你若能表現得好，也會(huì )替自己帶來(lái)更多職涯上的好機會(huì )與能見(jiàn)度。

?

這也是一個(gè)需要長(cháng)期努力的訓練。

?

以上，我們快速地把與工作效率密切相關(guān)的六項技能認識了一遍，包含時(shí)間管理、項目管理、Excel、檔案存放、文件制作與表達能力。希望各位能盡早以此為目標，方向清楚地來(lái)學(xué)習。

?

最后附帶一提，如果你想要系統化地學(xué)習這些能力，也歡迎你進(jìn)入「大人學(xué)」課程網(wǎng)站，點(diǎn)選「年輕上班族必修」這個(gè)課程清單。在這個(gè)清單中，你可以清楚看到與以上講到的能力對應的課程，透過(guò)向專(zhuān)業(yè)講師學(xué)習，快速拉高自己在這幾個(gè)方面的能力??！